Tips om effectief te vergaderen

Vergaderen is bij de meeste medewerkers geen favoriete bezigheid. Misschien zelfs noodzakelijk kwaad. Toch kunnen vergaderingen heel belangrijk zijn om alle neuzen weer de juiste richting op te krijgen. De productiviteit verhogen, beter met relaties omgaan en simpelweg brainstormen over nieuwe ideeën om het bedrijf te laten groeien. Veel vergaderingen zijn echter weinig zinvol. Medewerkers zitten er ongeïnteresseerd bij, de helft nog bezig met andere werkzaamheden en weer een kwart simpelweg op de smartphone en er komt weinig van alle gemaakte plannen. Kom dit je ook bekend voor? Dan is het hoog tijd om hier verandering in te brengen. We hebben enkele tips om effectief te vergaderen voor je op een rijtje gezet.

De juiste vergaderruimte 

Niet alleen de werkmentaliteit van je medewerkers is van belang, ook de omgeving kan een zeer belangrijke rol spelen. Wanneer jullie telkens worden gestoord door omgevingsgeluiden of mensen die simpelweg eventjes binnen moeten komen, kan dit de concentratie direct om zeep helpen. Kies daarom voor een vergaderruimte die eventueel afgesloten kan worden en in een afgelegen deel op kantoor is gelegen. Zorg er tevens voor dat iedereen comfortabel kan zitten. Investeer voor iedereen in een goede vergaderstoel. Wanneer mensen kampen met rug- en nekklachten door een onprettige houding, zullen zij ook minder productief en geconcentreerd zijn tijdens de vergadering. Jij draagt zorg voor de werkomgeving zodat je alvast de basis kunt leggen voor een effectieve vergadering.

Verwijder alle elektronische apparaten uit de ruimte 

Het verwijderen van alle elektronische apparaten lijkt vrijwel onmogelijk te zijn. Tegenwoordig wil je bereikbaar blijven voor klanten. Tegelijkertijd worden laptops en tablets ook gebruikt om aantekeningen op te maken. Toch veroorzaken deze apparaten ook heel veel onnodige afleiding. Dit kan ervoor zorgen dat de aanwezigen meer met andere dingen bezig zijn dan met het doel van de vergadering. Zorg er daarom voor dat er enkele medewerkers (die niet bij de vergadering betrokken hoeven zijn) worden aangesteld om telefoontjes en mailtjes van klanten tijdens de vergadering te beantwoorden. Leg tevens grote vellen papier, viltstiften en pennen neer om ouderwets ideeën op te schrijven en jullie plannen vast te leggen. 

Wist je dat uit onderzoek is gebleken dat je tijdens het schrijven met de hand veel creatiever en oplossingsgerichter kunt denken? Door niet meer alles neer te tokkelen op een toetsenbord en ‘gewoon’ pen en papier erbij te pakken, kan men dus veel creatiever uit de hoek komen en zal de vergadering succesvoller verlopen. Bovendien gaan ze ook nog eens geconcentreerder aan de slag. Er zijn immers verder geen stoorzenders meer aanwezig. 

Geef iedereen de benodigde informatie vóór de vergadering 

Sommige medewerkers stappen geheel blanco een vergaderruimte binnen. Ze weten globaal waar de vergadering over zal gaan, maar hebben zich hier nog niet verder in kunnen verdiepen. Het kan enorm veel tijd besparen wanneer alle genodigden ruim van tevoren weten wat ze van de vergadering kunnen verwachten en welke vraagstukken er zullen worden besproken. Op die manier geef je ze al voldoende tijd om met oplossingen te komen. Hierdoor is de kans groter dat er successen worden geboekt tijdens de vergadering.