Ondernemershuis
Image default
Bedrijven

Haal alles uit je vergadering met deze tips

Er komt veel kijken bij het organiseren van een vergadering. Allereerst kijk je naar een gepaste locatie. Zoek een locatie die bereikbaar is voor alle deelnemers, bijvoorbeeld vergaderen Utrecht centraal. Hou zowel rekening met deelnemers die met het openbaar vervoer komen, als mensen die kiezen voor eigen vervoer. De locatie moet dus op een bereikbare plek zijn, met parkeergelegenheid voor auto’s. Het is ook mogelijk deze taak uit handen te geven aan een ervaren bedrijf. Deze zullen op basis van je informatie ene geschikte vergaderruimte regelen. Zo hoef je je enkel te richten op de inhoud en verloop van de vergadering.

Zorg voor een duidelijk doel

Het lijkt misschien een voor de hand liggende vereiste, maar veel vergaderingen beginnen zonder duidelijk doel. De agenda van de vergadering kan worden samengevat op een hand-out, op een whiteboard worden geschreven of aan het begin expliciet worden besproken. Vergaderlocatie Utrecht zorgt er daarom voor dat iedere ruimte over een flip-over of whiteboard beschikt. Zorg ervoor dat iedereen weet waarom ze bijeengekomen zijn en wat ze geacht worden te bereiken. De agenda biedt een kompas voor het gesprek, zodat de vergadering weer op gang kan komen als het gesprek afdwaalt of stagneert.

 

Hou een duidelijke begin- en eindtijd aan

Niets kan de energie uit een kamer zo leegmaken als wachten tot de verantwoordelijke persoon komt opdagen. Waarom vervallen zovelen in machtsposities in de slechte gewoonte om te laat te komen voor vergaderingen? Tijd is geld, en al dat zitten en proberen te raden wanneer de baas zal arriveren, is een verspilling van een kostbare tijd. Bij het vaststellen van de vergadering is het daarom noodzakelijk een duidelijke begin- en eindtijd vast te stellen. Zo is de kans het grootst dat iedereen op tijd aanwezig is, en ook op tijd naar het volgende overleg kan gaan.

Zorg voor een duidelijke afronding

Laat de laatste paar minuten van elke vergadering vrij om de volgende stappen te bespreken. In deze discussie moet ook worden besloten wie waarvoor verantwoordelijk is en wat de deadlines zijn. Anders is alle tijd die je aan de vergadering besteedt voor niets.

Shellye Archambeau, CEO van MetricStream, een bedrijf dat bedrijven helpt te voldoen aan nalevingsnormen, beëindigt haar vergaderingen graag met de vraag: “Wie heeft de bal?”. Dit zorgt ervoor dat alle aanwezigen weten wat de vervolgstappen zijn, en waar de volgende vergadering op voortborduurt. De notulist zal deze afronding opnemen in het eindverslag, zodat alle aanwezigen dit in aanloop naar het volgende overleg kunnen herlezen.